Выдаем наличные из кассы правильно: порядок оформления, отчетность, правовые аспекты

26.08.2016

заявка на регистрацию ООО

Нормативно-правовые акты разрешают юридическим лицам выдавать наличность из кассы сотрудникам для совершения покупок или оплаты услуг. Ключевым условием предоставления денежных средств является целевое расходование. Все суммы должны быть потрачены в рамках хозяйственной деятельности компании. Порядок оформления операций четко описан в указаниях № 3210-У от 11.03.14 года.

Кому можно выдать деньги из кассы

Под термином «работники» Банк России понимает физических лиц, привлеченных к выполнению задач на основании:

  • трудового договора;
  • гражданско-правового соглашения.

Использовать наличность сотрудники могут только в интересах работодателя. О возможности передачи денег лицам, не связанным с организацией договорными обязательствами, упоминаний в нормативно-правовых актах нет.

Правила расчетов и оформления операций

Руководством компании должен быть утвержден список подотчетных сотрудников, а также разработан специальный локальный акт. В документе потребуется указать предельный срок пользования наличными и порядок предоставления отчетности. В противном случае выдача средств из кассы вызовет вопросы у контролирующих органов.

Основанием расчетов является письменное заявление работника. В нем потребуется указать:

  • сумму в рублях;
  • период, на который необходимы деньги;
  • дату обращения;
  • сведения о получателе.

Заявление обязательно визирует руководитель. Иногда наличность требуется самому главе фирмы. В этом случае заявление не составляют. Директору достаточно написать служебную записку главному бухгалтеру с указанием обязательных реквизитов.

В момент получения заявления или распоряжения кассир оформляет ордер по форме КО-2. Правила его заполнения установлены постановлением Госкомстата РФ № 88. Для государственных или муниципальных учреждений действуют иные правила. Специалисты таких организаций обязаны руководствоваться инструкцией № 157н, утвержденной Минфином РФ в 2010 году.

За что может последовать наказание

При выдаче денег следует учитывать требования о полном погашении задолженности по суммам, полученным в прошлый раз. Прямой ответственности за нарушение правила не установлено. Однако практика складывается в противоположном направлении. Санкции могут применить за сверхлимитное накопление наличных денег в кассе. Яркими примерами такого подхода служат постановления 12ААС № 12ПА-11295/15 и 9 ААС № 09АП-8890/14.

Еще одним основанием привлечения к ответственности является нарушение правил оформления расходного ордера. Показательным стало дело № 15АП-15694/12, рассмотренное 15 ААС в январе 2013 года. Ключевым аргументом в пользу наложения санкций послужила именно ошибка в составлении документа.

Важно! Предприниматели освобождены от обязанности оформления кассовых документов. Если они все же составляются, правила необходимо выполнять в полном объеме.

Коротко об отчетности

Ни минимальные, ни максимальные сроки предоставления наличности под отчет сотрудника на федеральном уровне не установлены. В Указаниях № 3210-У не содержится строгих правил по этому вопросу. Нормативные акты регулируют лишь порядок подтверждения целевого расходования сумм.

Так, ответственное лицо, получившее деньги из кассы обязано представить бухгалтеру исчерпывающий пакет документов. Сделать это необходимо в течение 3 рабочих суток с момента завершения срока, на который предоставлялись суммы. Форма авансового отчета АО-1 утверждена Госкомстатом России в постановлении № 55.

Санкции за невыполнение внутренних правил фирмы разрешено оговаривать в локальных регламентах и руководствах. Работодатель вправе применить к нерадивому сотруднику меры дисциплинарного воздействия (выговор, замечание).

Заключительной стадией является проверка документации. Эта обязанность возложена на главного бухгалтера, а, при его отсутствии, на руководителя предприятия.

В завершение отметим, что выдача наличности из кассы на иные цели осуществляется в аналогичном порядке. Основанием расчетов могут служить документ о возврате товаров, требование контрагента, акт о переплате и т.д.


Теги: бухгалтерская отчетность, наличность, касса

Все новости

Новости

09.01.2014

Офшорная зона и определение офшора

Многие развивающиеся страны создают в своей стране офшорную зону. Часто офшорные компании являются второстепенным звеном. Компания, которая прошла полную регистрацию в определенной офшорной зоне, и вся документация на нее временно сохраняется у агента, называется готовой офшорной компанией.

27.01.2015

Строительные СРО: вступить за один день

Ваша деятельность связана с инженерными изысканиями, архитектурным проектированием, возведением или капремонтом зданий? Тогда вы наверняка осознаете необходимость оформления допусков на работы, влияющие на безопасность капитальных строительных объектов. Оформлять свидетельства о допуске имеют право только некоммерческие партнерства – СРО. 

12.11.2014

Вступить недорого в СРО проектировщиков в Москве

Согласно текущих требований ГрК РФ, выполнение архитектурно-инженерного проектирования в капитальном строительстве должно осуществляться исключительно участниками саморегулируемых проектных объединений, получившими свидетельство о допуске. Таким образом, именно некоммерческое проектное содружество является своеобразным гарантом того, что проектирование ведется фирмой-исполнителем на надлежащем профессиональном уровне.