Порядок хранения документов общества с ограниченной ответственностью

25.08.2016

заявка на регистрацию ООО

Хранение документов — обязанность, возложенная на руководящие органы обществ с ограниченной ответственностью законом 14-ФЗ от 08.02.98 года. Уполномоченные представители юридического лица должны создать архив и обеспечить предоставление информации по запросам контролирующих служб или заинтересованных лиц. Правила работы с документацией строго регламентированы, а нарушение установленных требований карается внушительными штрафами.

Правовое регулирование

Юридическая регламентация хранения сведений и документов общества осуществляется положениями закона 14-ФЗ. Так, в статье 50 приведен перечень информации, которую руководство обязано предоставлять собственникам по первому запросу. Сократить этот список нельзя даже особой оговоркой в уставе. Об этом однозначно заявил ВАС РФ в информационном письме № 144 от 18.01.11 года.

Описывать процессы архивного хранения разрешено в специальных инструкциях или внутренних положениях. Отдельной регламентации подлежат правила передачи документов при смене главы компании. Вопросу уделяют большое внимание в связи с повышенной ответственностью должностного лица.

Какие документы нужно хранить

Создавать структурное подразделение, отвечающее за формирование архива, необходимо по месту расположения органов управления. Глава компании отвечает за наличие:

  1. Бухгалтерской отчетности.

Баланс, приложения к нему, а также заключения ревизора и аудитора хранят без ограничения срока. Руководитель предприятия несет ответственность за полноту сведений и их достоверность. Он также должен гарантировать защиту бумаг от несанкционированного внесения изменений. Правила обращения с делами устанавливают с учетом требований закона 402-ФЗ от 06.12.11 года.

Важно! Директора освобождают от ответственности за отсутствие бухгалтерских отчетов, если удастся доказать их нахождение у доверенного лица.

  1. Учредительных документов.

 Устав хранится в организации, если собственники не перешли к применению его типовой формы. При наличии соответствующих решений у руководителя компании должны быть все фирменные штампы и печати. В случае смены главы составляется акт приемки-передачи. Необходимость следования описанной схеме неоднократно подтверждалась практикой. Показательным является, например, постановление ФАС ВСО № Ф02-2632/14.

  1. Кадровых документов.

 В обязательном порядке в архиве предприятия должны оставаться:

  • штатное расписание;
  • трудовые договоры;
  • приказы по кадровому составу;
  • акты о несчастных случаях и приложения к ним;
  • личные карточки;
  • лицевые счета работников;
  • сведения о вредном производстве и профессиях с опасными условиями труда;
  • учетные регистры кадровой службы;
  • невостребованные документы сотрудников и мн. др.

 Полный перечень утвержден законом 125-ФЗ от 22.10.04 года.

  1.  Других сведений.

Структура архивных данных определяется на основе номенклатуры дел предприятия. Обязательному хранению подлежат, например, документы, связанные с процедурами реорганизации, добровольной ликвидации или банкротства. В эту категорию включают хозяйственные договоры, таможенные декларации, деловую переписку.

Ответственность за нарушения

Пренебрежение правилами формирования архива, а также отказ в предоставлении информации уполномоченным лицам грозит серьезными санкциями. Так, административное наказание предусмотрено статьями 13.25 и 13.11 КоАП РФ.

В первом случае ответственность наступает за несоблюдение требований к хранению документов, а во втором — за распространение конфиденциальных сведений. К должностному лицу, допустившему нарушения, разрешено применять дисциплинарное взыскание в форме увольнения.

В завершение отметим, что при прекращении деятельности общества с ограниченной ответственностью все документы должны быть переданы в государственный архив. В противном случае к главе ликвидированной организации могут предъявить претензии даже по истечении нескольких лет.


Теги: документы, ООО

Все новости

Новости

16.06.2014

На какие объекты нужен допуск к строительным работам (лицензия на строительство)

Для ведения строительных работ исполнителю и генподрядчику часто необходима саморегулируемая лицензия. Строительство на объектах капитального строительства имеют право вести лишь субъекты с допусками СРО. Оформить данные допуски можно только через вступление в строительную СРО. Узнать, нужен ли допуск к строительным работам конкретно на вашем объекте, можно у сотрудников ООО «Регистрация фирм».

25.07.2014

Создание СРО допусков к объектам использования ядерной энергии

На самом деле количество саморегулируемых строительных партнерств, получивших в России разрешение на создание СРО допусков к постройкам с используемой атомной энергией, очень немного. Одним из таких надежных и добропорядочных содружеств профессионалов является СРО НП «Содружество Строителей». Его участники могут в любой момент оперативно приобрести атомное СРО разрешение на вышеуказанную деятельность.

14.11.2013

Сертификат ISO 9001 2008

Можете приобрести сертификат 9001 на свою систему управления. Предприятию выдается сертификат ISO 9001 2008 со сроком действия 3 года. Поможем оформить сертификат качества ISO 9001 в течение 24 часов.